Scanning tous formats : digitalisation du courrier entrant pour tout type de société

Digitalisation du courrier entrant : qu’est-ce que cela implique ?

Le traitement du courrier physique peut vite devenir chronophage et coûteux. Cela est particulièrement vrai pour les sociétés qui reçoivent un volume important de correspondance quotidienne.

Face à cela, le scanning est une solution qui permet de numériser toutes les lettres. Il permet ainsi de transformer les montagnes de papiers en fichiers numériques faciles à gérer. De plus, avec le scanning, il devient plus simple de distribuer les documents au sein de l’organisation.

Ensuite, à l’ère numérique, la digitalisation des documents n’est plus une option, mais une nécessité. Cela :

• facilite l’accès aux informations,
• réduit le risque de perte de données,
• permet aux entreprises de se concentrer sur leur activité principale sans être submergées par la paperasse.

Les bénéfices du scanning tous formats pour les sociétés

Voici quelques raisons pour lesquelles le scanning des courriers entrants est devenu indispensable :

Réduction des délais de traitement

Grâce à la numérisation, les courriers entrants sont immédiatement disponibles pour les équipes concernées. Il n’est plus nécessaire d’attendre la distribution physique des documents, ce qui permet de :

• réagir plus rapidement,
• améliorer la productivité.

Accessibilité des documents

Une fois les courriers numérisés, ils peuvent être stockés dans un système de logistique documentaire GED ou gestion électronique des documents. Les collaborateurs autorisés peuvent alors y accéder à tout moment. Cela facilite grandement la collaboration, notamment pour les équipes en télétravail.

Optimisation des processus internes

La numérisation du courrier entrant permet de rationaliser les flux de travail. En effet, les documents scannés peuvent être automatiquement envoyés aux services concernés via un système de logistique documentaire. Cela :

• réduit le besoin de tri manuel,
• et minimise les risques d’erreurs.

Archivage sécurisé et conformité légale

En numérisant vos courriers entrants, vous conservez vos documents de façon sécurisée, avec des systèmes de sauvegarde adaptés. De plus, cela permet de se conformer aux réglementations en matière de conservation des documents, comme celles imposées par le RGPD pour la protection des données personnelles.

Réduction des coûts

La digitalisation permet de réaliser des économies significatives sur plusieurs aspects :

• Diminution des coûts de stockage physique
• Élimination des coûts liés aux pertes de documents
• Baisse des dépenses d’impression et de photocopie

Pourquoi choisir nos services de scanning tous formats ?

Chez Village n°1 Entreprises, nous vous offrons nos services en scanning tous formats. Disposant d’équipements adaptés pour ce faire, nous traitons de gros volumes de courriers entrants pour votre société. Nous proposons :

• Le scanning de tous formats de courriers de la carte de visite au format A0+
• Une expertise pointue dans la digitalisation des documents
• Des interventions flexibles (sur site ou dans nos locaux)
• Une conformité totale aux normes RGPD
• Un accompagnement personnalisé tout au long du projet

En conclusion

La digitalisation du courrier entrant s’impose comme une solution incontournable pour les sociétés, peu importe leur taille ou leur secteur d’activité. Elle permet non seulement de réduire les coûts liés à la gestion physique des documents, mais aussi de gagner en efficacité.

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