Logistique documentaire : la clé pour optimiser la réponse à vos emails reçus

Le flux de documents par email : un défi à relever

Les emails représentent aujourd’hui l’un des principaux canaux d’échange de documents entre les entreprises et leurs fournisseurs, clients et partenaires. Cependant, traiter manuellement ces volumes importants de courriels peut rapidement devenir une tâche chronophage et source d’erreurs. Sans une gestion adéquate, ces emails risquent de se perdre dans un flux constant d’informations, retardant les paiements, les mises à jour de comptes, et d’autres processus essentiels. C’est pourquoi une solution automatisée et rationalisée est de mise.

Village n°1 Entreprises : votre partenaire pour un traitement optimal de vos emails reçus

Village n°1 Entreprises propose des services de gestion de documents qui incluent la réception et le traitement des emails de manière automatisée et semi-automatisée. Voici comment cela fonctionne :

Réception centralisée des e-mails

Les courriers électroniques contenant des factures, des formulaires ou d’autres documents sont automatiquement transférés vers nos serveurs. Cela évite les erreurs liées à la réception manuelle et garantit un traitement rapide.

Extraction intelligente des données

Grâce à un logiciel, nous extrayons automatiquement les informations clés de vos documents, telles que les numéros de fournisseurs, les numéros de TVA, les montants, etc.

Validation humaine pour une précision optimale

Bien que largement automatisé, notre processus implique également une validation humaine par nos opérateurs qui se chargent de vérifier la validité des données extraites. Ce processus assure non seulement une rapidité et une précision dans le traitement des factures, mais il réduit également les risques d’erreurs humaines et permet une intégration efficace dans vos systèmes comptables.

Tri et classification

Outre les factures, Village n°1 Entreprises gère également d’autres types d’emails reçus dans une boîte “client”. Ces emails sont transférés automatiquement et traités de manière semi-automatisée :

–          Destruction des spams ;

–          Reconnaissance de numéros ;

–          Typologie des Documents : Les emails sont classés en fonction de plus de 100 typologies différentes, telles que les changements d’adresse, les relevés de compteur, ou les avis de décès.

Bon à savoir

Environ 70% des documents sont traités automatiquement, tandis que les 30% restants nécessitent une intervention humaine pour validation.

Les avantages de confier la réponse à vos emails reçus par Village n°1 Entreprises

Une gestion efficace de vos emails reçus présente de nombreux avantages pour votre entreprise :

• Gain de temps considérable
• Réduction des erreurs manuelles
• Traçabilité et sécurité accrues
• Accès facilité à vos documents
• Concentration sur votre cœur de métier

Conclusion

La gestion des emails est un des éléments clés pour assurer l’efficacité et la performance de votre entreprise. Village n°1 Entreprises, avec ses solutions de GED, offre une réponse adaptée à cette problématique, vous permettant de gérer efficacement vos emails et de vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Contactez-nous pour découvrir comment nos services peuvent vous aider à optimiser le traitement de vos emails !